Qué documentos necesitás para tu declaración anual en EE.UU.

Para preparar tu declaración anual en EE.UU. necesitás: extractos bancarios completos del año fiscal, registros de ingresos y gastos con comprobantes, tu EIN (Employer Identification Number), el retorno del año anterior y los formularios IRS que apliquen a tu estructura. Si tenés una LLC Foreign-Owned, eso incluye el Form 5472 junto con un Form 1120 pro-forma. Si tenés una C-Corp, el Form 1120 completo.

Muchos emprendedores llegan a la temporada fiscal buscando documentos que deberían haber guardado meses antes. El resultado: horas perdidas, datos incompletos y, en el peor caso, extensiones que cuestan dinero o multas por información incorrecta. La declaración anual no es el problema. La falta de preparación anticipada sí lo es.

Esta página te explica exactamente qué documentos necesitás, cómo organizarlos y en qué plazos actuar según el tipo de entidad que tenés en Estados Unidos. Aplica si tu LLC o C-Corp está en Delaware, Wyoming, Florida o New Mexico —los estados más usados por emprendedores de Argentina, México, Colombia, Chile, Perú y Uruguay— y si operás como Non-Resident desde LATAM.

Por qué los documentos definen tu declaración

No existe declaración correcta sin documentos correctos. El IRS (Internal Revenue Service, la agencia impositiva de EE.UU.) no acepta estimaciones: cada deducción debe respaldarse con documentación real. Si declarás un gasto de software sin el comprobante, ese gasto desaparece ante una auditoría.

Para emprendedores LATAM con operaciones en EE.UU., esto se vuelve más crítico. Muchos manejan ingresos en varias monedas, cobran vía Stripe, Wise o Payoneer, y tienen gastos distribuidos entre distintos países. Sin orden claro, la declaración se convierte en un rompecabezas que tarda semanas en armarse y puede quedar incompleto.

La organización documental tampoco es solo para el IRS. Los formularios de Compliance —como el BOI Report que va a FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network)— exigen documentación precisa sobre la estructura y los dueños de la entidad. Una declaración mal documentada puede generar inconsistencias entre distintos reportes federales.

Los documentos que toda LLC y C-Corp necesita

Documentos de identidad y registración

El punto de partida es acreditar que tu entidad existe y que vos sos su dueño o dueña.

• Carta de confirmación del EIN: el EIN es el número de identificación fiscal de tu entidad, equivalente al CUIT en Argentina o al RFC en México. Lo obtenés presentando el Form SS-4 ante el IRS. Si no lo encontrás, podés solicitar una copia directamente al IRS (carta 147C).
• Artículos de incorporación u organización: el documento oficial del estado de formación que certifica que la LLC o C-Corp existe legalmente.
• Operating Agreement o Bylaws: el acuerdo interno de la LLC o los estatutos de la C-Corp. El IRS puede solicitarlo para verificar la estructura de propiedad.
• Pasaporte vigente: para emprendedores Non-Resident, el pasaporte es el documento de identidad principal ante el IRS.
• ITIN si aplica: el ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) se obtiene con el Form W-7 y lo necesitás si tenés obligaciones fiscales personales en EE.UU. pero no calificás para un SSN (Social Security Number). No confundas EIN con ITIN: el EIN identifica a la entidad, el ITIN te identifica a vos como persona física.

Registros financieros del año fiscal

Estos son los documentos que más tiempo tarda en armar el emprendedor promedio. Organizarlos durante el año —no en enero— es la diferencia entre una declaración tranquila y una semana de caos.

Extractos bancarios completos de todos los meses del año fiscal de tu cuenta empresarial (Mercury, Relay u otra). El contador necesita ver cada movimiento para clasificarlo correctamente como ingreso, gasto deducible o transferencia interna.

Registro de ingresos: facturas emitidas, pagos recibidos vía Stripe, estados de cuenta de Wise o Payoneer, reportes de plataformas de ecommerce o SaaS. Al manejar distintas monedas, necesitás el registro de conversión a USD para cada operación —el IRS trabaja exclusivamente en dólares.

Comprobantes de gastos: recibos, facturas y estados de cuenta de tarjetas empresariales que respalden cada gasto que querés deducir. Eso incluye software, suscripciones, servicios de contratistas, comisiones de plataformas y cualquier gasto operativo del negocio.

Form 1099 recibidos: si algún cliente o plataforma en EE.UU. te envió un Form 1099 (formulario informativo de pagos), tenés que incluirlo en tu declaración. Stripe y otras plataformas los emiten automáticamente si superás ciertos umbrales de pago.

Documentos específicos según tu estructura legal

Si tenés una LLC Foreign-Owned

Una LLC Foreign-Owned (con dueño no residente en EE.UU.) tiene una obligación que muchos desconocen: presentar el Form 5472 junto con un Form 1120 pro-forma cada año fiscal, aunque no haya tenido actividad ni ingresos. No es opcional.

Para completar estos formularios necesitás:

• Información completa del dueño extranjero: nombre legal, país de residencia y número de identificación fiscal de origen (CUIT, RFC, RUT o equivalente).
• Detalle de transacciones reportables: cualquier transferencia entre vos y la LLC —aportes de capital, retiros, préstamos— debe documentarse. El Form 5472 declara específicamente estas transacciones. Un aporte inicial de capital es una transacción reportable.
• Estado de resultados básico: ingresos y egresos del año, aunque sean mínimos. El Form 1120 pro-forma requiere completar información financiera básica.
• EIN de la LLC: sin esto no podés presentar ningún formulario.

Si tenés una LLC de un solo miembro (Single-Member LLC), esta obligación te aplica directamente. Si hay múltiples miembros Non-Resident, la estructura se vuelve más compleja y requiere asesoría específica.

Si tenés una C-Corp

La C-Corp presenta el Form 1120 completo como declaración anual. Es una declaración más extensa que la de una LLC y requiere:

• Estados financieros completos: balance general (balance sheet) y estado de resultados (income statement) al cierre del año fiscal.
• Registro de dividendos distribuidos: si la C-Corp distribuyó dividendos a sus accionistas, necesitás el registro de esos pagos.
• Información de accionistas: nombre, porcentaje de participación y país de residencia de cada uno.
• Registro de activos: listado con valor y fecha de adquisición para calcular depreciación.
• Comprobantes de pagos de Franchise Tax: Delaware aplica un Franchise Tax anual para LLCs y corporations independientemente de si hubo ganancias. Documentá esos pagos como parte de tu archivo anual.

Si presentás Form 1040-NR

El Form 1040-NR es la declaración de impuestos para personas físicas Non-Resident con ingresos de fuente estadounidense. Si tu LLC es pass-through (las ganancias "pasan" directamente a vos como persona) o si recibiste pagos directos como contratista en EE.UU., puede que debas presentarlo.

Documentos necesarios: ITIN (obligatorio si no tenés SSN), registros de ingresos de fuente US, y el Form W-8BEN si algún pagador estadounidense te lo solicitó para certificar tu condición de extranjero. Los tratados fiscales entre EE.UU. y países LATAM pueden afectar tu carga impositiva; si aplicás uno, necesitás documentar la base del tratado.

Cómo organizar los documentos: el proceso

Paso 1 — Confirmá tu año fiscal. La mayoría de las LLCs y C-Corps operan en año calendario (enero-diciembre), pero puede diferir. Verificá el período que aplica a tu entidad antes de empezar a recopilar.

Paso 2 — Creá una estructura de carpetas digital. Subcarpetas por categoría: Ingresos, Gastos, Bancario, Identidad, Formularios IRS anteriores. Subí cada documento al momento de recibirlo, no al final del año. El hábito es lo que cambia el resultado.

Paso 3 — Reconciliá con tus extractos bancarios. Cada transacción en el banco debe tener su comprobante. Si encontrás movimientos sin respaldo, investigalos antes de que lo haga el contador. Un Bookkeeping mensual al día hace que este paso tome minutos, no días.

Paso 4 — Identificá los formularios que te aplican. LLC Foreign-Owned: Form 5472 + Form 1120 pro-forma. C-Corp: Form 1120 completo. Non-Resident con ingresos US: Form 1040-NR. BOI Report ante FinCEN si aplica a tu estructura. Si no sabés cuáles corresponden, FINANCERS lo define en la primera consulta.

Paso 5 — Controlá plazos y extensiones. Las extensiones existen pero tienen sus propios formularios y no eliminan la obligación de pago si debés impuestos. Los plazos varían según la entidad y el año fiscal —consultá con tu contador los que aplican a tu caso.

Paso 6 — Entregá todo junto. Un contador que recibe información incompleta tarda más, comete más errores y a veces tiene que hacer suposiciones que pueden no ser favorables para vos.

Errores frecuentes que complican la declaración

Mezclar gastos personales y empresariales: el mayor problema de todos. Si usás la cuenta de la LLC para gastos personales, esos movimientos contaminan la contabilidad y pueden eliminar deducciones legítimas. La cuenta empresarial es para el negocio.

No guardar comprobantes en moneda extranjera: si pagaste un servicio en pesos o euros, necesitás el tipo de cambio del día de la transacción para convertirlo a USD. Sin eso, el gasto queda afuera.

Ignorar el Form 5472 por "no tener actividad": la obligación existe aunque la LLC no haya facturado un solo dólar. Aportes de capital y cualquier transacción con el dueño cuentan como actividad reportable. Muchos emprendedores descubren esto cuando ya hay multas acumuladas.

No tener la carta del EIN: si el EIN lo tramitó otra persona, verificá que tenés la carta del IRS (CP 575 o 147C). Sin ese documento no podés completar muchos formularios correctamente.

Tu declaración empieza antes de la temporada fiscal

La diferencia entre una declaración tranquila y una semana de estrés no está en el formulario —está en los doce meses anteriores. Los emprendedores LATAM que tienen su Bookkeeping al día, sus extractos guardados y sus formularios identificados llegan a enero con todo listo. Los que no, reconstruyen el año con parches.

En FINANCERS preparamos declaraciones anuales para LLCs y C-Corps de emprendedores LATAM: Form 5472, Form 1120, Form 1040-NR, BOI Report y todo lo que aplique a tu estructura. También tomamos el control del Bookkeeping mensual para que el próximo año sea diferente. Si querés saber exactamente qué formularios te corresponden y qué documentos necesitás para tu caso, hablá con nuestro equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda preparar los documentos para una declaración anual?

Con un Bookkeeping mensual al día, reunir los documentos lleva entre dos y cuatro horas. Sin registros ordenados, puede llevar semanas. El tiempo real depende de cuántos meses de transacciones no clasificadas tenés que revisar antes de poder empezar. Anticipar la preparación documental es la mejor inversión que podés hacer antes de la temporada fiscal.

¿Qué pasa si no presento el Form 5472 a tiempo?

Las multas por no presentar el Form 5472 pueden ser significativas y se acumulan por cada período incumplido. El IRS no envía recordatorios —la obligación es tuya conocerla y cumplirla. Si estás fuera de plazo, lo mejor es regularizar cuanto antes. En algunos casos existe alivio por "causa razonable" (reasonable cause), pero no está garantizado. Consultá con FINANCERS para evaluar tu situación específica antes de actuar.

¿Cuánto tarda obtener el EIN si todavía no lo tengo?

El plazo varía según el método de solicitud. Con Form SS-4 por fax, el IRS generalmente procesa la solicitud en algunas semanas. Por correo, puede demorar más. Para emprendedores Non-Resident sin número de seguro social, el proceso tiene particularidades adicionales. FINANCERS tramita el EIN como parte de la constitución de la entidad para evitar retrasos al momento de la declaración.

¿Conviene tener Bookkeeping mensual si mi LLC tiene poca actividad?

Sí, incluso con actividad mínima. Una LLC con pocos movimientos mensuales se puede resolver con Bookkeeping en pocas horas al mes, y eso asegura que cada transacción queda clasificada en el momento correcto. La alternativa —reconstruir el año entero en enero— multiplica el tiempo y el riesgo de errores. Con actividad creciente, la diferencia se vuelve crítica.

¿Cómo declaro ingresos que cobré en Wise o Payoneer?

Los ingresos en Wise o Payoneer se declaran igual que cualquier ingreso bancario: la plataforma de cobro no cambia la obligación fiscal. Necesitás el historial de transacciones completo, el tipo de cambio de cada operación en moneda extranjera y todos esos ingresos reconciliados con tu Bookkeeping. Wise y Payoneer te permiten exportar estados de cuenta en PDF o CSV —guardá esos archivos cada mes, no al final del año.

¿La LLC en Delaware requiere más documentación que una en Wyoming?

La estructura documental para la declaración federal es la misma independientemente del estado. La diferencia aparece a nivel estatal: Delaware tiene Franchise Tax anual para LLCs que debés documentar y pagar; Wyoming generalmente aplica una tarifa anual menor. Para el Form 5472, Form 1120 pro-forma o Form 1040-NR, el estado de formación no cambia los formularios que presentás ante el IRS.

¿Qué pasa si el año fiscal ya cerró y todavía no tengo todos los documentos?

Podés solicitar extensión de tiempo para presentar —no para pagar, si debés impuestos. Para C-Corps y LLCs con declaración de sociedad, la extensión se tramita con el Form 7004. Para el Form 1040-NR individual, con el Form 4868. La extensión te da más tiempo para presentar, pero no elimina intereses sobre montos adeudados. Cuanto antes empieces a reunir la documentación, menores serán los costos adicionales.

Esta nota tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal o fiscal. Cada caso se analiza en particular.

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