Software factory base USA: impuestos, estructura y compliance

Una software factory estructurada en EE.UU. como LLC o C-Corp tiene obligaciones fiscales que dependen de si el dueño es residente o no, de cómo están redactados los contratos con clientes y del estado de constitución. Las principales: obtener EIN, presentar Form 5472, reportar al FinCEN y —según cómo facturés— evitar la retención del 30%.

Armar una software factory con base en Estados Unidos es una de las decisiones más inteligentes para equipos tecnológicos de LATAM. Los clientes corporativos estadounidenses confían más en entidades locales. Mercury, Relay y Stripe aceptan empresas registradas en EE.UU. Los contratos se firman en dólares. La estructura queda lista para levantar capital o escalar.

El problema aparece cuando la entidad existe pero las obligaciones fiscales no están claras. ¿Tu LLC paga impuesto federal aunque no tengas empleados en EE.UU.? ¿Qué pasa si un cliente te retiene el 30% de cada pago por software? ¿Cuándo necesitás C-Corp en lugar de LLC? Esta pillar page responde eso con precisión.

LLC vs C-Corp para software factories

Antes de hablar de impuestos, hay que entender la estructura. Una LLC es la forma más flexible: no paga impuesto corporativo federal por defecto, es más barata de mantener y es ideal para software factories con uno o pocos dueños. Una C-Corp paga impuesto corporativo federal al 21% flat pero es la estructura que prefieren los inversores de venture capital y la que permite emitir acciones, stock options y armar estructuras holding.

Ninguna es universalmente mejor. Si el objetivo es operar, facturar clientes B2B y mantener costos bajos, la LLC es el punto de partida natural. Si el plan incluye levantar capital, incorporar socios con equity o escalar a una estructura más compleja, la C-Corp en Delaware es el estándar del mercado. Delaware y Wyoming son los estados más usados: Delaware por su jurisprudencia corporativa y su reputación con inversores, Wyoming por sus costos bajos y su privacidad.

Form 5472: el formulario que nadie menciona al constituir

Si tenés una LLC de un solo miembro (single-member LLC) y sos Non-Resident —es decir, no vivís en EE.UU. ni tenés Green Card—, tu empresa se clasifica como Foreign-Owned Disregarded Entity. Eso activa una obligación concreta: presentar Form 5472 junto con un Form 1120 pro-forma (una declaración de impuestos corporativos simplificada que actúa como contenedor para el 5472). No es un impuesto: es un reporte de transacciones entre vos y tu LLC.

Esta obligación aplica aunque tu LLC no haya tenido ingresos. Si hubo cualquier transacción —un depósito inicial, un pago de servicios, una transferencia de fondos— hay que reportarla. Las multas por no presentar Form 5472 pueden ser significativas. Consultá con el IRS o con FINANCERS si tenés dudas sobre si tu caso califica, porque la penalidad por incumplimiento no distingue si fue por desconocimiento.

Para cumplir, la LLC necesita un EIN (Employer Identification Number, el número de identificación fiscal de la empresa —equivalente al CUIT en Argentina o el RFC en México). Se obtiene vía Form SS-4 directamente con el IRS. El proceso puede tardar varias semanas para Non-Residents que solicitan por correo, aunque existen métodos más rápidos según el caso.

EIN vs ITIN: cuál necesitás

El EIN es el número fiscal de la empresa. El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) es el número fiscal del dueño persona física, y lo necesitás si recibís distribuciones con retención, si tenés ingresos personales de fuente estadounidense o si algún formulario lo requiere específicamente. No reemplaza al SSN (Social Security Number), que es exclusivo para residentes. Se tramita vía Form W-7. Si tu LLC clasifica bien sus ingresos como servicios prestados fuera de EE.UU., es posible que nunca necesites presentar Form 1040-NR ni solicitar ITIN. Consultá tu caso específico.

Cómo clasifica el IRS los ingresos de software

Acá está el punto que más cuesta entender y más dinero puede costar ignorar. El IRS no tiene una categoría llamada "software": tiene categorías de ingreso, y dependiendo de cómo esté redactado tu contrato, el mismo producto puede caer en una u otra. Las consecuencias fiscales son radicalmente distintas.

Cuatro categorías principales:

1. Servicios. Si tu software factory entrega desarrollo a medida, consultoría, mantenimiento o acceso SaaS sin transferir derechos de propiedad intelectual, el ingreso se clasifica como servicio. Para una LLC con dueño Non-Resident y operación fuera de EE.UU., estos ingresos generalmente no están sujetos a impuesto federal: el IRS los trata como servicios prestados en el exterior.

2. Regalías. Si el contrato transfiere derechos de autor (copyright) sobre el software para uso en EE.UU., el ingreso se convierte en regalía. Esto activa una retención del 30% sobre el ingreso bruto que tu cliente estadounidense está legalmente obligado a descontar antes de pagarte. Un tratado fiscal entre tu país y EE.UU. puede reducir esa tasa; el Form W-8BEN-E (para entidades como tu LLC) es el formulario que acredita tu estatus ante el pagador.

3. Venta de copia digital. Si vendés licencias perpetuas de software —el cliente compra una copia—, es venta de bienes. Las reglas de fuente y retención son distintas a las regalías.

4. Desarrollo por encargo con cesión de IP. Si el cliente queda con todos los derechos sobre el software desarrollado (work-for-hire), el tratamiento fiscal depende del contrato y de quién retiene la propiedad intelectual.

Por qué tu contrato decide tu factura fiscal

La frase "licencia de uso" en un contrato puede hacer que un ingreso por SaaS se clasifique como regalía. La frase "acceso a plataforma como servicio" generalmente no lo hace. Dos facturas por el mismo producto, con contratos distintos, pueden producir resultados fiscales completamente diferentes. Si tu cliente te pide que completes un Form W-8BEN-E es porque está verificando tu estatus Non-Resident para aplicar las tasas correctas. Si ese formulario falta o está vencido, el departamento de pagos del cliente puede retener por defecto.

Compliance anual para software factories

BOI Report ante FinCEN

El BOI Report (Beneficial Ownership Information Report) es una declaración que se presenta ante el FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network). Toda LLC y C-Corp debe declarar quiénes son sus Beneficial Owners (dueños reales con control o participación significativa). Incluso empresas sin ingresos tienen esta obligación. Los plazos y requisitos han tenido actualizaciones regulatorias importantes en los últimos años; consultá con FINANCERS el estado actual antes de asumir que ya cumplís.

Sales Tax: lo que Stripe Tax no te resuelve solo

El Sales Tax opera a nivel estatal, no federal. Para software y SaaS, las reglas varían drásticamente por estado: algunos gravan el SaaS, otros no; algunos gravan el software descargado pero no el acceso en la nube. Si vendés a clientes en múltiples estados y superás ciertos umbrales de facturación en alguno de ellos, tenés obligación de registrarte, cobrar y remitir Sales Tax en esos estados —esto se llama economic nexus y aplica aunque no tengas presencia física. Stripe Tax automatiza el cálculo de la tasa, pero no reemplaza la decisión sobre en qué estados registrarte ni la gestión de las declaraciones periódicas.

Franchise Tax según estado

Algunos estados cobran un Franchise Tax anual a las empresas registradas en su territorio, independientemente de si tuvieron ingresos. Delaware tiene una estructura para C-Corps que puede variar según el método de cálculo elegido. Wyoming, New Mexico y Florida tienen costos anuales más bajos. Conocer las obligaciones del estado donde constituiste tu empresa forma parte del compliance básico.

Banca y cobros para software factories en EE.UU.

Una LLC o C-Corp necesita cuenta bancaria separada de las finanzas personales del dueño. Mezclar fondos destruye la separación legal entre vos y la entidad, lo que puede anular la protección de responsabilidad limitada. Las opciones más usadas por software factories de LATAM son Mercury y Relay —neobancos para startups con apertura remota, sujeta a la aprobación de cada entidad— y Wise para mover fondos entre países. Stripe sigue siendo el procesador de pagos más extendido para cobros a clientes; Payoneer es útil para marketplaces y plataformas.

Bookkeeping: la base de todo lo demás

El Bookkeeping es el registro de todos los ingresos y egresos de la empresa en USD. Para una software factory, incluye: pagos de clientes, suscripciones a herramientas, nóminas de freelancers, comisiones de plataformas y transferencias entre la LLC y sus dueños. Sin Bookkeeping limpio, presentar Form 5472 correctamente es imposible, defender que los ingresos son por servicios (no regalías) es difícil y preparar estados financieros para inversores no es viable. No es un lujo: es el registro que sostiene toda la estructura.

Conclusión

Una software factory base USA bien estructurada es una de las mejores plataformas para vender tecnología al mercado americano. La estructura protege; el compliance sostiene esa protección en el tiempo. Los problemas aparecen cuando se constituye la entidad sin entender las obligaciones que vienen con ella: el Form 5472, el BOI Report, el lenguaje del contrato que decide si tu ingreso paga 0% o el 30%.

En FINANCERS trabajamos con software factories de toda LATAM: desde la constitución y el EIN hasta el Bookkeeping mensual, el compliance anual completo y la asesoría para escalar la estructura cuando el negocio lo pide. Si estás armando tu setup o querés revisar el que ya tenés, hablá con nuestro equipo y empezá con la estructura correcta desde el primer día.

Preguntas frecuentes

¿Una LLC en EE.UU. paga impuestos federales si el dueño vive en LATAM?

Una LLC de un solo miembro cuyo dueño es Non-Resident generalmente no paga impuesto federal sobre ingresos por servicios prestados fuera de EE.UU. Sí tiene la obligación de presentar Form 5472 y Form 1120 pro-forma cada año si hubo transacciones, aunque la cifra de impuesto a pagar sea cero. La presentación es obligatoria incluso sin ingresos; el impuesto depende del tipo de ingreso y de dónde se prestó el servicio.

¿Cuánto cuesta mantener una LLC para una software factory?

Los costos fijos incluyen el Registered Agent (agente registrado obligatorio en el estado de constitución), el Annual Report o su equivalente estatal, y el compliance fiscal (Form 5472, Bookkeeping, BOI Report). El monto exacto varía según el estado y el nivel de actividad de la empresa. En FINANCERS podemos darte el detalle específico para tu estructura y estado de constitución antes de que tomes la decisión.

¿Qué pasa si mi cliente me retiene el 30% de cada pago?

Eso indica que tu ingreso se está clasificando como regalía. Las causas más comunes: el contrato usa lenguaje de licencia en lugar de acceso a servicio, o no presentaste el Form W-8BEN-E correctamente ante el pagador. En algunos casos la retención aplica por defecto hasta que el cliente recibe el formulario correcto. Si estás en esta situación, revisá el contrato y el Form W-8BEN-E con un contador antes de que se acumule más retención.

¿Conviene una C-Corp si quiero levantar capital para mi software factory?

Si el plan incluye inversores de venture capital o ángeles en EE.UU., la C-Corp en Delaware es prácticamente el estándar del mercado. Los fondos de VC no suelen invertir en LLCs por razones fiscales propias. Si el plan es operar y facturar sin inversión externa, la LLC es más simple y más barata. Podés convertir una LLC a C-Corp más adelante, pero hay consideraciones fiscales en esa conversión: planearlo desde el inicio con asesoría es más barato que hacerlo después.

¿Cuánto tarda constituir una LLC desde Argentina, México o Colombia?

El proceso de constitución tarda entre 5 y 15 días hábiles dependiendo del estado y del tipo de procesamiento. El EIN para Non-Residents sin SSN puede tomar más tiempo según el método de solicitud; con FINANCERS el proceso está optimizado para reducir esos tiempos. La cuenta bancaria en Mercury o Relay puede abrirse una vez que la LLC y el EIN están activos.

¿El Sales Tax aplica si solo vendo a empresas (B2B)?

Depende del estado y del tipo de producto. En muchas transacciones B2B, el cliente puede presentar un certificado de exención que te libera de cobrar Sales Tax en esa operación. En SaaS B2B puro, varios estados no gravan el acceso a software empresarial. Pero si vendés también a consumidores finales o a empresas en estados que sí gravan SaaS, el análisis cambia. No hay una regla única aplicable a todos los estados: revisá caso por caso o trabajá con quien gestione tu compliance.

¿Necesito un contador en EE.UU. o alcanza con uno de mi país?

Un contador de tu país puede ayudarte con la parte local, pero las obligaciones en EE.UU. —Form 5472, Form 1120, BOI Report, Sales Tax, Franchise Tax— requieren conocimiento específico del sistema fiscal estadounidense. Un error en Form 5472 o un Form W-8BEN-E mal completado puede costar mucho más que el costo de tenerlo bien desde el inicio.

Esta nota tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal o fiscal. Cada caso se analiza en particular.

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